Meldestelle zum Hinweisgeberschutzgesetz HinSchG
Meldestelle der sMAIL | GEA Post-Service GmbH
Die sMAIL | GEA Post-Service GmbH betreibt ein vertrauliches Hinweisportal nach §§ 12 ff. HinSchG. Alle Mitarbeiter
oder Geschäftspartner, die mögliche Verstöße der
gegen Strafvorschriften, andere gesetzliche Vorgaben, interne Richtlinien, unsere Verhaltensgrundsätze
oder sonstiges abträgliches Verhalten melden möchten, dürfen einen Hinweis an den Compliance
Verantwortlichen der sMAIL | GEA Post-Service GmbH geben. Der Compliance Verantwortliche ist nach §§ 8, 9 HinSchG
zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie nicht gegen gesetzliche Bestimmungen wie den Datenschutz
verstoßen, wenn Sie unsere freiwillige Meldestelle nutzen. Teilen Sie nur und genauso viele Daten mit wie
nötig. Bedenken Sie bitte, bevor Sie Verdächtiges melden, dass Ihr Hinweis zu schwerwiegenden Folgen für
die Betroffenen führen kann.
Bitte geben Sie keine personenbezogenen Daten wie beispielsweise Ihre Beziehung zum Verdächtigen
oder Ihren Namen an, falls Sie anonym bleiben möchten. Geben Sie dann keine Tatsachen an, die zu
Ihnen zurückverfolgt werden können. Wir bitten Sie jedoch um Angabe Ihrer Personalien, weil wir dann
Rückfragen stellen und das Problem wahrscheinlich effektiver lösen können. Die Schutzklauseln der §§ 33
bis 38 HinSchG sind für alle Beteiligten anwendbar.
Bitte nutzen Sie unsere Meldestelle nicht für Kundenanfragen, sonstige Beschwerden oder um Fragen zu
Dienstleistungen oder Produkten der sMAIL | GEA Post-Service GmbH. Aufgrund der Verschwiegenheitspflicht dürfen
diese nicht weitergeleitet werden.
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Meldeportal zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Wir betreiben ein Meldeportal gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Wir nutzen hierfür einen Dienst der bbg bitbase group GmbH, Am Heilbrunnen 47, 72766 Reutlingen.
Wir behandeln Hinweise nach § 8 HinSchG grundsätzlich vertraulich.
Das Meldeportal zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) hat den Zweck der Prüfung und
Dokumentation von Meldungen zur internen Ermittlung und ggf. der Weitergabe an berechtigte Stellen,
um rechtswidrige Missstände nach § 2 HinSchG bei der Firma abzustellen.
Hinweisgeber haben die Möglichkeit, sich auf unserer Internetseite für die Nutzung des Hinweisgeberportals
anzumelden. Zur Registrierung, Anmeldung und Kontaktaufnahme verarbeiten wir Daten, die der
Internetbrowser automatisch übermittelt und personenbezogene Daten, die Sie als Hinweisgeber
angeben können: Zugangsdaten, ggf. Anrede (sofern angeben), ggf. Vorname und Nachname (sofern
angeben), ggf. Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Postadresse, sofern angeben),
ggf. personenbezogene Daten in der Meldung, insbesondere Verhaltensverstöße mit entsprechenden
Sachverhalten.
Sie haben die Möglichkeit, sich anonym zu registrieren. Dabei erhalten Sie einen einmaligen
Identifizierungscode, der Ihnen Zugang zu einem geschlossenen Datenschutzraum ermöglicht. Hier
haben Sie die Möglichkeit, Ihren Hinweis abzugeben.
Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte außerhalb Ihres Betriebs ohne Ihre Zustimmung, es sei denn, es ist
aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder Anordnung wie § 9 HinSchG erforderlich. Dann können die
Daten an Ermittlungsbehörden oder Gerichte weitergegeben werden.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung nach HinSchG ist die gesetzliche Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs.
1 S. 1 lit. a c) DSGVO i.V.m. § 12 HinSchG.
So weit Sie besonders sensible Daten wie etwa zu Ihrer Gesundheit, Sexualität, Herkunft oder über
Straftaten angeben, sind zusätzlich Art. 9 und 10 DSGVO zu beachten.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich
sind. Das ist nach § 11 HinSchG in der Regel nach drei Jahren der Fall. Andere Speicherverpflichtungen
aufgrund vertraglicher Beziehungen und Verarbeitungen zur Erfüllung von vertraglichen oder gesetzlichen
Verpflichtungen, wie z. B. sechs- oder zehnjährige Aufbewahrungspflichten nach dem Handels- und
Steuerrecht bleiben unberührt.
Weitere Informationen insbesondere zu Ihren Betroffenenrechten entnehmen Sie bitte der
allgemeinen Datenschutzerklärung der bbg bitbase group GmbH: https://www.bitbasegroup.com/
datenschutzerklaerung.